¿Qué es un proceso?

Un proceso es una forma estandarizada y óptima de realizar una tarea. Los procesos tienen una forma de realizarse, y para que esta manera sea conocida por toda la organización, se documentan y utilizan protocolos de funcionamiento, que permiten que cualquier nuevo trabajador sea capaz de adaptarse a su puesto de trabajo sin problemas, realizando la misma tarea que cualquier otro empleado haya hecho previamente, ya que estará claramente definida dentro del protocolo de trabajo.

Solo si una organización consigue inculcar en sus trabajadores una mentalidad orientada por procesos, podrá transformarse en una empresa donde el éxito viene determinado por la ejecución adecuada y optimizada de los mismos. En la actualidad es de vital importancia sistematizar los procesos de las compañías de cualquier sector para poder ser más competitivos, la mayoría de las personas suelen pensar que realizar este tipo de acciones (sistematizar/automatizar) requiere de inversiones cuantiosas y fuera de alcance, pero todo depende de cómo se haga y que los objetivos del negocio estén plasmados fielmente en los procesos a automatizar para que así se obtenga un ágil retorno de la inversión.

Sistematizando puedes aumentar la capacidad de producción y dar respuesta más rápida a los clientes, entregando los productos y servicios de una manera más eficiente. A continuación, les contaremos algunas de las razones más importantes por las cuales sistematizar e implementar ERP es la mejor opción:

Reducción de costos

Gracias a la eliminación de papel y los costos que esto implica, además de contribuir a la preservación del medio ambiente,  se reduce el tiempo dedicado por el personal a la ejecución de los procesos, bajando por ende el costo de gestión, así como el tiempo de ejecución del proceso. Permite identificar las áreas que pueden ser mejoradas, logrando hacerlos cada vez más sencillos y económicos.

Control de la gestión

Cuando se dispone de procesos sistematizados es posible registrar, controlar y medir con precisión las actividades de un proceso. De este modo, se mejora la transparencia de la organización y se permite una mejor información a la dirección en tiempo real. Al realizar un análisis de los tiempos, desempeño y comportamiento de los procesos, se obtiene información que facilita la toma de decisiones para la mejora continua de los mismos.

Eficiencia operativa

Optimización del tiempo y los recursos existentes mejorando la eficiencia global de la organización. En la ejecución de cada uno de los procesos, se generan acciones repetitivas ya que al ser sistematizados las cosas se hacen de una misma forma logrando la disminución del error humano. Con esto es más sencillo detectar zonas de mejora y cuellos de botella.

Innovación como ventaja competitiva

Como dice Steve Jobs “La innovación es lo que distingue a un líder de los demás”, esto mismo sucede y aplica para todas las empresas. Cuando hablamos de innovación en en un sentido mucho más amplio que abarca todos los conceptos empresariales (estrategia, procesos, productos/servicios), va mucho más allá del “desarrollar nuevos productos”, más bien, estaría basada la innovación  como inteligencia empresarial.

Para terminar, hay que tener en cuenta que conseguir la sistematización de procesos en una empresa no es una tarea fácil y requiere un esfuerzo considerable. Sin embargo, cuando se hace correctamente, los resultados siempre serán favorables. Finalmente, no hay que olvidar que las empresas cambian y los protocolos siempre se pueden mejorar, de modo que no hay que ser demasiado rígidos en su aplicación, lo que significa que nunca hay que dejar de analizarlos. La revisión y modificación es un proceso continuo, que nos permitirá adaptarnos a cualquier cambio del mercado y de la sociedad.

Tomado de: 

https://www.pol.com.co/razones-para-sistematizar-procesos/

https://www.businessconsulting.cl/la-importancia-de-sistematizar-procesos-en-tu-empresa/