¿Por qué automatizar los procesos de una empresa?

Todo proceso está conformado por tareas y/o actividades; las mismas que pueden simplificarse automatizando las actividades repetitivas y operativas; ello reducirá el tiempo de ejecución del proceso y reducirá los errores que se puedan presentar al trabajar de forma manual, facilitando las actividades de control.
Automatizar los procesos de una empresa permite:

1. Reducir costos

• Hacer más eficiente la operación logrando reducir los costos al hacer un mejor uso de los recursos, por ejemplo, menos uso de papel impreso.
• Se puede mejorar la carga de los equipos liberando horas-hombres para que sean mejor utilizadas. Se disminuye significativamente errores humanos que pueden ocurrir de forma manual ocasionando pérdidas.
• Aunque implementar ciertos sistemas automatizados genera algunos costos por instalación y mantenimiento, la inversión realizada es recuperada en corto o mediano plazo.

2. Ahorro de tiempo

• Se reducen los intervalos entre una actividad y otra permitiendo así una reducción significativa del tiempo de ejecución para llevar a cabo un determinado proceso.
• Al reducir el trabajo manual por otro automatizado se pueden agilizar, por ejemplo, el proceso Procure to Pay: a) negociaciones con proveedores; b) publicación de Ordenes de Compra; c) seguimiento de entregas; d) pre-registro de facturas por proveedores; e) publicación de pagos y cuentas corrientes a proveedores; entre otros.

3. Resultados siempre actualizados

• Permite hacer un mejor seguimiento de todo el proceso y en cualquier momento, facilitando además la búsqueda de datos y la obtención de informes.

4. Mejora del control de las operaciones

• Uno de los principales beneficios de la automatización de procesos es la eliminación de errores por la actividad manual, facilitar la elaboración de información de valor, siempre al día y disponible para consulta rápida; ante cualquier eventualidad o problema esta información puede ofrecer soluciones de forma precisa e inmediata.

5. Mejora la comunicación

• Un sistema automatizado bien implementado asegura que la información llegue completa a la persona indicada. Además mejora la interacción de los integrantes dentro del grupo de trabajo permitiéndoles compartir información de interés o solicitar dicha información.
• Se pueden compartir tareas y proyectos con el resto de los integrantes ya sea para analizarlos, corregirlos y/o aprobarlos.

Estas son solo algunas de las ventajas de los sistemas automatizados, en un entorno tan competitivo, como el actual, la automatización de procesos parece ser un punto clave (casi obligatorio) para que las organizaciones puedan obtener grandes ventajas con las cuales destacar frente a sus competidores, y asegurar la supervivencia en el mercado.

¿Qué tenemos que tener en cuenta a la hora de automatizar un proceso?

Se debe de tener muy en cuenta el objetivo deseado y a partir de esto estudiar las diferentes alternativas disponibles, realizar una planificación detallada de cada uno de los procesos que se desean automatizar y tener en cuenta si estos se van a mantener a corto, mediano o largo plazo. Lo anterior, debido a que es posible que se tenga que realizar algunos ajustes dentro del sistema automatizado, lo que en algunos casos puede ocasionar algún tipo de gastos no contemplados.

Muchas empresas han fracasado a la hora de automatizar sus procesos porque no han realizado una planificación detallada considerando todos estos factores.

También se debe de tener muy en cuenta que los beneficios obtenidos por el sistema a implementarse sean mayores a la inversión realizada (a nivel de TCO) y que el recupero de esta inversión se alcance en un tiempo de retorno a corto o mediano plazo. Para ello, es indispensable elaborar un Business Case realista que garantice lo indicado.

En conclusión, la automatización de los procesos de una empresa puede generar grandes beneficios si estos son implementados de la forma adecuada y siempre que se encuentre alineada a los objetivos estratégicos de la organización.